Ежедневное планирование дел – это залог для успешной реализации целей и рационального использования рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего графика можно ежедневно сэкономить до двух часов. Составляя планы, необходимо устанавливать приоритетность целей и задач. Для иллюстрации этого несложного принципа подходит известная история под названием «Совет стоимостью в 25 000 долларов».
Чарльз Майкл Шваб, американский предприниматель, промышленный магнат, будучи президентом компании «Бетлхем Стил» (в начале 20 века – одна из крупнейших сталелитейных компаний мира) поставил перед Ивом Ли, советником по предпринимательской деятельности, необычную задачу:
«Покажите мне возможность лучшего использования моего времени. Если Вам удастся, я уплачу Вам любой гонорар в разумных пределах». Ли предложил Швабу лист бумаги и сказал: «Составьте список важнейших дел, которые Вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью. Завтра утром начните с задачи №1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные Вами приоритеты еще раз и приступайте к №2, но не идите дальше до тех пор, пока не закончите и это дело. Потом переходите к №3 и т.д.
Даже если Вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут, по крайней мере, завершены важнейшие дела, прежде чем Вы потратите время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте значимость предстоящих задач, расставляйте приоритеты, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если Вы убедитесь в ценности этой системы, «передайте» ее дальше своим сотрудникам. Испытывайте ее столь долго, сколько сочтете нужным, а затем вышлите мне чек на сумму, которой, по Вашему мнению, эта система стоит».
Спустя несколько недель Шваб прислал Ли чек на 25 000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своего управления.
Преимущества работы по приоритетам:
- Работа над действительно важными и сложными делами
- Решение вопросов в соответствии с их неотложностью
- Концентрация на выполнении только одной задачи
- Исключение дел, которые могут быть выполнены другими