Время – деньги. Известная всем фраза сегодня является аксиомой. Ритм мегаполиса диктует свои правила, которые, как иногда кажется, просто несовместимы с законами физики: то нужно оказаться одновременно в противоположных точках города, то – сразу у нескольких проектов совпадают дедлайны… Попытки успеть все оборачиваются не только навязчивыми мыслями о том "ну почему в сутках всего 24 часа", но и хронической усталостью и даже депрессией. Как сделать так, чтобы поменять правила игры: быть не рабом, но – хозяином своего времени? Ответить на этот вопрос мы попытались вместе с известными бизнес-тренерами Глебом Архангельским и Галиной Вельтищевой.

"Как только человек начинает жаловаться на недостаток времени в сутках, на опоздания и отсутствие свободного времени на личную жизнь – он задумывается о том, как его найти и главное – где", - рассказывает Глеб Архангельский. Очень часто люди идут ложным путем: работают в выходные, до ночи задерживаются в офисе. Эти способы нельзя охарактеризовать иначе кроме как "неблагодарные", и к технологиям тайм-менеджмента они никакого отношения не имеют. "Количество времени, проведенного за работой, отнюдь не является залогом ее результативности", - рассуждает Галина Вельтищева. – "Человеку необходимо жить полноценной жизнью: быть с семьей, встречаться с друзьями… Кроме того, не секрет, что  зачастую успех бизнеса определяется личными контактами, завязанными в неформальной обстановке". Тайм-менеджмент помогает найти необходимый баланс между временем рабочим и личным.

Рабочее время

Работа, если вдуматься, понятие довольно-таки размытое. Переговоры со стратегическими партнерами – это работа. Посещение презентации нового продукта конкурентов – тоже работа. А еще работать можно над подготовкой материалов к конференции, или над формированием информационных пакетов! Да, все это работа, но с одними делами справился бы и практикант, а другие по плечу только топ-менеджеру. Поэтому в тайм-менеджменте большое внимание уделяется, условно говоря, "стратификации" дел.

Выделяются:

1) дела важные и срочные, не подлежат делегированию;

2) дела важные, но не срочные, могут быть делегированы (переданы для выполнения подчиненному)

3) дела срочные, но не важные, подлежат обязательному делегированию.

Так вот, подумайте над тем, нет ли у Вас привычки "все держать в своих руках"? "Досконально контролировать работу всех сотрудников, а то и хвататься за выполнение обязанностей подчиненных – распространенная ошибка управленцев, означающая неправильное позиционирование. У Вас, как руководителя, другая задача – постановка целей, организация рабочего процесса, а контроль должен распространяться лишь на ряд ключевых точек. "Ведущим навыком топ-менеджера является делегирование!", - в один голос заявляют гуру тайм-менеджмента. Галина Вельтищева рассказывает: "Часто руководители считают себя незаменимыми людьми. Постоянно прокручивают в голове проблемы своих сотрудников, мучаются бессонницей, не умеют отдыхать – даже в отпуск боятся уходить. И вот однажды такой человек решается (чаще всего – с подачи бизнес-тренера) - уезжает на неделю в отпуск. Возвращается, и что же произошло у него на работе? Да ничего не произошло: все работают, дела идут. И это для человека становится настоящим открытием: я-то на курорте спать спокойно не мог, переживал, а они тут и без меня вполне справились!".

Другой важный момент наряду с делегированием, на который обращает внимание тайм-менеджмент – грамотное планирование. И это вовсе не означает изловчиться и на бумаге "раскидать" все дела примерно поровну на каждый из дней недели! Наверное, Вы и сами заметили: при таком способе планирования зачастую не удается достичь и половины поставленных задач.

В тайм-менеджменте "золотым эталоном" считается пропорция 60/ 40: 60% времени подлежит четкому планированию (и они ему поддаются!), а 40% времени отводится деятельности, которая жесткому планированию не подлежит: 20% - резерв (неожиданно возникающие дела, пробки на дорогах и т.д.) и 20% - мониторинг – по отношению к подчиненным и конкурентной среде. Умейте выделять приоритеты, не поддавайтесь текучке – она, как известно, имеет свойство никогда не заканчиваться.  Тем более, что успех предприятия определяет не текучка, а деятельность на стратегическом уровне - помните об этом, составляя график!

При разговоре о том, "как заколдовать время", нельзя не коснуться одного тонкого вопроса. Нехватка времени, постоянная спешка, выматывающая текучка приводит к тому, что человек начинает ощущать себя неодушевленным механизмом. "Как на конвейере", - так он оценивает свою работу. Даже достигнутые результаты не приносят радости. Становится просто скучно. По наблюдениям специалистов, чаще всего "выгорают" продажники. "Мыслите перспективно, и все встанет на свои места!", - советуют наши эксперты. – "Вы должны мыслить стратегически не только в отношении предприятия, но и в отношении самого себя, своей карьеры. Ваше сегодняшнее положение – лишь ступень на карьерной лестнице. Обдумайте, как Вы будете развиваться в дальнейшем. Перспектива есть всегда!".

Личное время

Как мы уже говорили выше, личное время - проблема иногда не меньшего масштаба, нежели его (личного времени) отсутствие. Многие руководители не могут полноценно отдохнуть. В голове роятся навязчивые мысли, мучает бессонница, домашние раздражают. Человек не может переключиться на другой, внерабочий, режим. В этом случае часто прибегают к таким способам, как выпивка, курение, игровые автоматы. Такова реальность, и давайте не будем закрывать на нее глаза. В книгах по тайм-менеджменту этот аспект является фигурой умолчания, но мы не могли не обсудить этот вопрос с нашими экспертами!

Галина Вельтищева: "Да, человек может забыться за выпивкой – но насколько эффективно он будет работать на следующий день с квадратной головой? Он может проиграть все свои деньги, а также деньги фирмы в казино – но принесет ли это удовлетворение? Понимаете, нужно всегда думать об эффективности, о позитивном результате. Очевидно, эти способы эффективными не являются".

Глеб Архангельский: "Вы знаете, это вещь интимная, но я могу сказать что лучше каждый час переключаться на работе чем-то не алкогольным. Например, выйти в парк погулять. Для того чтобы эффективно переключиться – главное максимально поменять положение тела, т.е. встать с рабочего места, уйти из помещения офиса, перестать думать о рабочих вопросах. Перечисленные способы – однозначно не выход".

Лучший способ переключиться – это спорт, признают бизнес-тренеры. Это не только смена деятельности, это другая точка зрения на себя – ты думаешь о своем теле, а не о своих делах. Да и для здоровья и поддержания хорошей формы полезно.

Учитесь отделять рабочее время от личного. Закончился рабочий день – забудьте о рабочих проблемах. Тем успешнее Вы решите их на свежую голову завтра. А вечером, помимо посещения тренажерного зала, наши эксперты советуют посмотреть фильм, почитать, поиграть с детьми, наконец!

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка. Главная установка для всех желающих стать хозяином своего времени – готовность работать над собой и учиться быть ответственным за себя. Лишь четко уяснив это, Вы будете успевать жить и работать!

Врезка 1:

Представьте, что у вас есть лимоны и сахар. Вам нужно положить их в сосуд. Чтобы в нем уместилось и то, и другое, первыми нужно положить лимоны, затем насыпать сахар. Если поступить наоборот, места для большинства лимонов просто не останется. А теперь представьте, что сахар – это текучка, а лимоны – это стратегически важные дела. Надеемся, этот наглядный пример поможет осознать, как важно уметь расставлять приоритеты!

Врезка 2:

Вопрос должен постоять?

Мы, русские, "долго запрягаем, но быстро едем". Иными словами, оттягиваем выполнение дела до последнего момента. Вроде бы, когда на горизонте появляется жареный петух, голова лучше соображает, появляется кураж! Комментируют наши эксперты:

Галина Вельтищева: японцы выяснили, что у мозга, действительно, есть такое свойство – после нескольких дней интенсивных перегрузок он начинает работать особенно результативно. Но если такая напряженка становится регулярной, она теряет смысл. Поэтому используйте иногда этот метод – но "оттягивание" должно быть запланированным! Это как на Олимпийских Играх: четырехлетняя подготовка и одно выступление в состоянии максимальной сосредоточенности.

Глеб Архангельский: С точки зрения тайм-менеджмента - это неверно. Есть такая техника – поедание слона. Слон - это крупная задача, которая требует длительной работы, более одного дня. Необходимо разделить работу равными порциями и каждый день съедать маленькую часть "слона". Так и проще, и в срок уложитесь!

Вельтищева Г. Время – деньги, или философия тайм-менеджмента // журнал «Екатеринбург»