УПРАВЛЯТЬ – ЗНАЧИТ, КОНТРОЛИРОВАТЬ


  • 19 июля 2016

Важной функцией руководителя является контроль - процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Управленческий контроль должен быть направлен на выявление и предупреждение отклонений в процессе ведения бизнеса, а также их оперативное устранение.

Контроль может осуществляться на разных стадиях реализации стратегии.

 «НА ВХОДЕ». Это предварительный контроль, который осуществляется до фактического начала работ. Контролируем все ресурсы, которые участвуют в процессе (наличие, количество, качество). Люди контролируются на понимание целей, задач, ролей, технологий.

«В ПРОЦЕССЕ» - Текущий (процессный) контроль, в ходе которого предварительно определяем нормы, стандарты, формализуем технологии и проверяем соблюдение всех этих норм, стандартов, требований, технологий. Если они соблюдаются, у нас есть шанс получить на выходе желаемый результат.

«НА ВЫХОДЕ» - Заключительный контроль. Точка контроля – срок достижения цели. Контроль результатов (план/факт). На этом этапе уже поздно что-либо менять, можно лишь констатировать факты. И принимать решения. Причем, не о том, кого и как наказать (как это обычно делается), а о том, как изменить систему управления и сам процесс, чтобы все последующие результаты соответствовали желаемому.

Одним из способов контроля является метод, предложенный Ицхаком Адизесом, одним из ведущих мировых экспертов в области повышения эффективности ведения бизнеса. Этот метод дает наглядное представление об оптимальном выборе стиля работы с персоналом. В своей книге «Идеальный руководитель» Адизес говорит:

«В деятельности менеджера большое значение имеет совершенствование стиля и метода управления персоналом. Руководителю предприятия должны быть присущи управленческая ответственность, справедливость и объективность в оценке каждого сотрудника. Наблюдения показывают, что многие руководители в своей жестикуляции используют преимущественно указательный палец, как бы констатирующий виновность подчиненных. При этом пальцы в так называемой «Управленческой пятерне» выполняют вполне определенные функции.

Указательный палец обычно показывает на того, кого менеджер хочет обвинить в недобросовестности, недисциплинированности, недостаточной подготовленности, неаккуратности и т.д.

Однако применять этот прием можно только в том случае, если менеджер положительно ответил сам себе на следующие вопросы, «ответственность» за которые несут три пальца, указывающие назад:

1. «Кто выбрал этого человека для выполнения работы, которая выполнена неудовлетворительно?» (средний палец)

2. «Кто инструктировал работника? Как это было сделано? Есть ли внятный и актуальный регламент?» (безымянный палец)

3. «Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?» (мизинец)

Если за все ответы получены положительные оценки, можно разогнуть «обвиняющий» указательный палец и обвинить работника в провале задания.

Большой палец напоминает, что слишком строгое взыскание (излишний нажим) не позволит достичь успеха и отрицательно влияет на деятельность работника».

В процессе контроля подчиненных руководители часто совершают ошибки. Рассмотрим самые распространенные из них.

Контроль «по случаю»

Нормальный контроль направлен не на выявление, а на упреждение негатива. Очень часто нарушения фиксируются «по случаю» и постепенно формируется «досье» сотрудника, в котором собирается многолетний негатив. Чисто психологически плохое всегда регистрируется охотнее. Следует заранее планировать и согласовывать с сотрудниками даты и форму контроля.

Тотальный контроль

Руководитель, решивший контролировать все и вся, освобождает сотрудников от ответственности, а не повышает ее. Ведь они начинают думать, что ошибки все равно будут обнаружены шефом, и следует полагаться только на него. В выявлении промахов шеф видит свой собственный успех, и почему бы не доставить ему удовольствие? Так что тотальный контроль приводит подчиненных к несамостоятельности и, кроме всего прочего, порождает небрежность.

Скрытый контроль

Несмотря на то, что он некорректен этически и унизителен не только для сотрудника, но и для руководителя, он все-таки существует. Скрытый контроль встречается в разных видах – от проверки в отсутствие сотрудника его корзины для бумаг и видеонаблюдения до использования услуг «стукачей». Ситуация подозрительности, постоянное чувство вины – это не те основы, на которых можно строить нормальные отношения в коллективе. Вообще скрытый контроль, чаще всего, вызывает чувство досады, и это единственный ощутимый его результат.

Контроль любимого участка

Каждый достигает высот в какой-то области, и если сделан очередной шаг в карьере, то приходится уступать свою работу другим. А это психологически трудно, ведь мы почти всегда уверены, что лучше нас с ней никто не справится. Получив более высокую должность, менеджеры очень часто зацикливаются на контроле тех вопросов, которые они курировали раньше. Опасность тут, прежде всего, в том, что, во-первых, менеджер «зауживает» поле контроля, а во-вторых, сотрудники очень быстро уясняют, что проверяется, а что – нет. Соответственно направляется и рвение. Наиболее грамотные сотрудники начинают водить шефа «за нос», делая «ошибки» в нужном месте, для того чтобы что-нибудь другое не попало в его поле зрения. Кроме того, контроль любимого участка можно использовать для выявления соответствия человека занимаемой должности. Если, получив повышение, сотрудник продолжает контролировать свой любимый участок, это, чаще всего, означает, что новая должность ему не по плечу.

Контроль-проформа

«У нас настолько хорошая атмосфера, мои люди настолько приятны, что я просто не могу их жестко контролировать», - такое приходится слышать не так уж редко. Шеф стесняется даже говорить о контроле, дабы не обидеть подчиненных. Конечно, в силу своих должностных обязанностей он все-таки контролирует их, но поверхностно, выборочно, с тайной надеждой, что ничего не будет обнаружено. А если какая-то ошибка и выявляется, то шеф исправляет ее сам — зачем портить добрые отношения, призывать кого-то к ответу? Руководитель, поступающий так, либо не понимает сущности и значимости контроля, либо не уверен в себе. Не следует забывать: кто не контролирует работу своих подчиненных, тот не интересуется их достижениями.

Контроль из-за недоверия

Многие думают, что контроль успешен только тогда, когда что-то «выявлено», «вскрыто», «обнаружено». Такой контроль основан на уверенности, что сотрудники всегда делают что-то не так, а потому обязательно нужно это «что-то» найти. Подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе. Если у человека нет здорового чувства собственного достоинства, то он чувствует угрозу, исходящую от других, даже если ее на самом деле нет. Безошибочная работа сигнализирует такому человеку, что есть люди, претендующие на его кресло, и контроль начинает выполнять функцию «короткого поводка». Это иногда помогает, но если вы контролируете из-за недоверия, то не ждите доверия со стороны своих подчиненных.

Контроль без обратной связи

Результаты контроля обязательно должны доводиться до сведения работника и быть предметом обсуждения. Контроль бесплоден, когда нет обратной связи. Некоторые руководители совершают ошибку, придерживая информацию о результатах контроля, как козырную карту, например, чтобы разыграть ее в качестве контраргумента при повышении оклада. Помните: контроль – это услуга, которую шеф оказывает своим подчиненным, и в его результатах заинтересованы и руководитель, и сотрудники.

Поверхностный контроль

Его не следует путать с «внешним контролем». Поверхностный – это, например, контроль пребывания сотрудника на рабочем месте вместо контроля результатов работы. Само собой разумеется, что он необходим, но если все сводится к мелочной фиксации внешних действий (время прихода на работу и т.д.), то ощутимой пользы от него не будет.

Как видим, в практике имеется богатый арсенал средств, методов и способов контроля. Вырабатывая свой стиль контроля, помните: руководитель контролирует людей, которые, как и он сам, имеют право на ошибку, и если ошибаются, то, как правило, без злого умысла. Контроль может быть любым при одном условии: он должен быть честным, открытым, не унижающим ни руководителя, ни подчиненного.

Управление компанией, Мастер управления продажами

comments powered by HyperComments