ОДА ВНУТРЕННЕЙ БЮРОКРАТИИ


  • 01 июня 2016

Современный мир полон электроники: процессы ускоряются, автоматизируются. С телефона можно управлять расчетным счетом, вести деловую переписку, контролировать производственные процессы. Менеджеры всех мастей увешаны гаджетами с головы до ног, не выпускают из рук планшет и постоянно висят на телефоне. Многие ручку с бумагой видят только тогда, когда надо подписать какой-то документ. И за всей этой цифровой кутерьмой роль старого доброго бумажного носителя стала менее значимой в глазах прогрессивных руководителей, устремленных к новым горизонтам. Чем же грозит невнимательное отношение к документальному оформлению, казалось бы, незначительных для организации фактов ее хозяйственной деятельности?

Коммерческие риски

Об этом как-то непринято говорить в «приличном обществе», но все-таки считаем нелишним напомнить: первичный документ - наше всё. Как бы ни были хороши ваши отношения с контрагентами, получайте от них закрывающие документы: акты, товарные и товарно-транспортные накладные.

В большинстве случаев единственным формальным способом взыскать долг с внезапно переставшего платить покупателя является предъявление иска в суд. И вот тут начинается самое интересное, поскольку суду цифровая реальность неведома. Документы, документы и еще раз документы! Причем не абы какие, а оформленные в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», то есть позволяющие однозначно установить время и стороны хозяйственной операции. Привычные всем Госстатовские формы с 2013 года носят рекомендательный характер, однако полагаем, что нет нужды изобретать велосипед и проще пользоваться тем, что уже давно придумано и отработано на практике. Главное, чтобы у вас были оригиналы таких документов с подписями надлежаще уполномоченных лиц. В противном случае легкомысленное отношение к «первичке» приводит к весьма печальным последствиям.

В качестве примера: у нашего покупателя сменилось руководство. Новый директор провел инвентаризацию расчетов с поставщиками, сравнив перечисления по расчетному счету с имеющимся пакетом закрывающих документов. И не обнаружив товарной накладной на один из платежей, предъявил иск о взыскании неосновательного обогащения. 

Платеж-то был, движения по расчетному счету - медицинский факт, а вот товара нет. Казалось бы, что проще? Подтверди суду факт поставки и дело с концом, тем более, что все прекрасно помнят: погрузка в действительности была. Только вот суд в это поверит только после ознакомления с товарной накладной, которой, как на грех, у незадачливого поставщика не оказалось. В результате силой государственного принуждения с него взыскали 2,5 миллиона рублей. Вот вам и цена одного листа бумаги формата А4.

Ссылка на отсутствие документов может служить способом как нападения, так и защиты. Один из самых простых, но от этого не менее действенных способов отбиться от предъявленных вам претензий - запросить у «нападающего» оригиналы первичных документов, на которых он основывает свои требования. Суду предъявлен акт сверки – требуйте оригиналов перечисленных в нем документов; контрагент заявляет о неоплаченном долге - требуйте оригиналов первичных документов; покупаете дебиторскую задолженность... ну, в общем вы поняли.

Отдельно упомянем документы, подписанные ЭЦП (электронной цифровой подписью). Документ, заверенный с использованием ЭЦП, считается надлежащим, если стороны заранее оговорили такой формат сотрудничества. Тут обращаем внимание уже на другое. Если вы дали согласие на использование во взаимоотношениях с контрагентом ЭЦП, то контролируйте ее физический носитель. Иными словами, аргумент «этот документ подписывал не я, а бухгалтер/менеджер/уборщица по ошибке» уже не пройдет. Если ЭЦП оформлена на Иванова И.И., то считается, что он и только он этой ЭЦП распоряжается.

Налоговые риски 

Особенность налогового взгляда на документооборот вашей организации такова, что проверяющим в большинстве случаев мало одних только первичных документов для подтверждения реальности факта совершения хозяйственной операции. Вот такой правоприменительный фокус: чтобы взыскать 2,5 миллиона рублей одной накладной достаточно, а чтобы подтвердить налоговикам, что товар действительно получен - уже нет.

Тут на арену выходят иные внутренние и внешние документы, подтверждающие реальность хозяйственной операции. Полученные от контрагента товары или сырье прошли долгий и сложный путь внутри вашей структуры, были каким-то образом приняты, рассортированы или переработаны, реализованы на сторону или списаны. Все дальнейшие метаморфозы, произошедшие с попавшим к вам товаром, отражаются в документах складского учета, лимитно-заборных картах, актах передачи в производство, материальных отчетах, актах на списание, товарных и товарно-транспортных накладных по отгрузке конечным покупателям. В идеале любой сторонний наблюдатель должен из ваших внутренних документов, разложенных в календарном порядке, проследить цепочку операций, производившихся с поступившими к вам сырьем или продукцией.

Сложно? Может быть. Но еще в доцифровые времена люди справлялись с задачками и посложнее.

К примеру, архивные документы времен Великой Отечественной войны позволяют историкам проследить судьбу буквально каждой единицы бронетехники. Только подумайте, какой уровень организации документооборота существовал в СССР, что отчеты вида «танк Т-150, опытный, убыл 11 октября 1941 года в 123-ю танковую бригаду; танк КВ-220-1 заводской № М-220-1, опытный, убыл в 124-ю танковую бригаду 5 октября 1941 года, танк КВ-220-2 заводской № М-220-2, опытный, убыл в 124-ю танковую бригаду 16 октября 1941 года. Все танки вооружены 76 мм пушками Ф-32» было возможно не только сформировать, но и подтвердить документами, до сих пор хранящимися в архивах. Вот так. 

И уж если огромная страна в состоянии войны смогла обеспечить систематический учет движения боевой техники, то современному эффективному управленцу организовать надлежащий документооборот в рамках отдельной организации и вовсе – «раз плюнуть».

При этом вовсе необязательно самостоятельно проверять подписание всей первички или вручную контролировать складской учет. Достаточно установить контрольные показатели и обеспечить механизмы их отслеживания. Например, выплачивать менеджеру премию за контракт только после сдачи в бухгалтерию полного пакета закрывающих документов. Да, это может быть связано с дополнительными расходами (командировки к контрагентам за подписью и т.п.), но конечная цена одного листа бумаги с нужной подписью чаще всего превышает затраты на его получение. 

Органичное сопряжение требований бухгалтерии и налоговиков к первичным документам и внутреннему документообороту с условиями реальной предпринимательской деятельности - задачка не из легких, но ведь и в том и состоит работа управляющего, не так ли?

Программы: MBA

comments powered by HyperComments